Проект Административного регламента по исполнению муниципальной функции «Формирование и хранение архивных фондов Тавнгашунского СМО РК»
Wednesday, 08 February 2012 15:07
ПРОЕКТ
Административный регламент
исполнения муниципальной функции
«Формирование и хранение архивных фондов Тавнгашунского СМО РК»
I. Общие положения
1.1. Административный регламент по исполнению муниципальной функции по формированию и хранению архивных фондов Тавнгашунского СМО РК (далее – административный регламент), разработан в целях повышения качества реализации и доступности результатов исполнения муниципальной функции по организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов и архивных фондов, (далее муниципальная услуга), определяет порядок, сроки и последовательность действий (административных процедур) должностного лица Администрации Тавнгашунского СМО РК при исполнении муниципальной функции.
2.Стандарт исполнения муниципальной функции.
Наименование муниципальной функции: «Формирование и хранение архивных фондов Тавнгашунского СМО РК».
2.2. Наименование органа, исполняющего муниципальную функцию:
Администрация Тавнгашунского СМО РК.
Место нахождения: 359152, РК, Яшкульский район, п. Тавн Гашун, 7,
e-mail:
This e-mail address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it
График работы:
понедельник - пятница с 9-00 до 18-00 часов,
перерыв на обед с 13-00 до 14-00 часов;
выходные дни – суббота, воскресенье.
Справочные телефоны: 99-1-42
2.3. Результат исполнения муниципальной функции:
Конечным результатом исполнения муниципальной функции является сохранность, учет, систематизация документов, формирование, оформление дел и их хранение на делопроизводственной стадии до передачи в архив администрации Яшкульского РМО в соответствии с требованиями, установленными нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству архивного дела Республики Калмыкия.
2.4. Сроки предоставления муниципальной функции:
2.4.1. Общий срок осуществления процедуры по исполнению муниципальной функции 30 (тридцать) дней со дня подачи (поступления) письменного запроса. В исключительных случаях Глава администрации Тавнгашунского СМО РК вправе продлить срок рассмотрения запроса на 30 (тридцать) дней, уведомив об этом заявителя.
2.4.2. В общий срок осуществления процедуры по исполнению муниципальной функции не входят периоды времени, затраченные пользователем на исправление и доработку документов.
2.4.3. Начало общего срока осуществления процедуры по исполнению муниципальной функции исчисляется с даты представления пользователем полного комплекта документов.
2.4.4. Время ожидания в очереди на прием для подачи документов или для получения консультации заявителями не должно превышать 30 (тридцать) минут.
2.5. Перечень нормативных правовых актов, непосредственно регулирующих исполнение муниципальной функции
Конституция Российской Федерации («Российская газета 25.12.1993, № 237);
Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст.4169);
Федеральный закон от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006 г. № 19, ст.2060);
Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31, ч.1, ст. 3448);
Закон Российской Федерации от 21 июля 1993 года № 5485 «О государственной тайне» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 41, ст.8220-8235);
Указ Президента Российской Федерации от 31 декабря 1993 года № 2334 «О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию» (Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации, 1994, № 2, ст.74);
Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации, регистрационный № 9059 от 6 марта 2007 г.) («Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти», № 20, 14.05.2007);
Устав Тавнгашунского СМО РК;
настоящий Административный регламент.
2.6. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами для исполнения муниципальной функции.
Основанием для рассмотрения должностным лицом Тавнгашунского СМО РК вопроса об исполнении муниципальной функции является личное заявление или письмо заявителя;
Для принятия решения об исполнении муниципальной функции должностным лицом Тавнгашунского СМО РК пользователем представляются следующие документы:
а) для физического лица:
заявление, где должны быть указаны сведения, необходимые для его исполнения:
изложение существа обращения;
фамилия, имя, отчество (при наличии последнего) заявителя;
год рождения заявителя;
адрес регистрации по месту жительства;
контактный телефон, дата отправления заявления,
подпись заявителя;
б) для юридического лица:
письмо, где должны быть указаны:
изложение существа запроса;
наименование организации;
юридический и почтовый адрес;
контактный телефон, дата отправления письма;
фамилия, имя, отчество (при наличии последнего) исполнителя;
По своему желанию пользователь дополнительно может представить иные документы, которые, по его мнению, имеют значение для исполнения муниципальной функции;
Должностное лицо администрации Тавнгашунского СМО РК не вправе требовать от заявителя представления документов, не предусмотренных настоящим административным регламентом.
2.7. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для исполнения муниципальной функции:
2.7.1. Предоставление нечитаемых документов, документов с приписками, подчистками, помарками.
2.7.2. Предоставление документов в не приемный, нерабочий день.
2.7.3. Предоставление документов лицом, неуполномоченным в установленном порядке на подачу документов (при подаче документов для получения функции на другое лицо).
Перечень оснований для отказа в принятии документов является исчерпывающим.
2.8. Исчерпывающий перечень оснований для приостановления либо отказа в исполнении муниципальной функции
2.8.1. Основаниями для отказа в исполнении муниципальной функции являются:
оформление представленных документов с нарушением требований ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утверждённого постановлением Госстандарта Российской Федерации от 03.03.2003 № 65-ст и Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года;
отсутствие соответствующих условий для дальнейшего приёма и хранения документов, температурно-влажностных и санитарно-гигиенических норм;
предоставление необходимых документов не в полном комплекте.
2.8.2. Не подлежат рассмотрению документы, подготовленные с нарушением действующих нормативных требований к их составлению и оформлению, порядка представления документов, установленных Регламентом работы ЭПМК Республики Калмыкия и настоящим административным регламентом.
2.9. Требования к исполнению муниципальной функции на платной (бесплатной) основе
Муниципальная функция исполняется на безвозмездной основе.
2.10. Информация о порядке исполнения муниципальной функции предоставляется:
- непосредственно специалистом администрации Тавнгашунского СМО РК при личном обращении;
- с использованием средств почтовой, телефонной связи и электронной почты;
Порядок проведения специалистом администрации Тавнгашунского СМО РК консультаций по вопросам исполнения муниципальной функции представлен в пункте 2.11. настоящего административного регламента;
Пользователи, направившие в администрацию Тавнгашунского СМО РК документы для исполнения муниципальной функции, в обязательном порядке информируются специалистом администрации.
В любое время с момента приема документов, указанных в пункте 2.6. настоящего административного регламента, пользователь имеет право на получение сведений о прохождении процедуры исполнения муниципальной функции при помощи телефона, электронной почты или посредством личного посещения администрации Тавнгашунского СМО РК.
2.11. Порядок получения консультаций об исполнении муниципальной функции
2.11.1. Консультации по вопросам исполнения муниципальной функции осуществляется специалистом администрации Тавнгашунского СМО РК при личном контакте с заявителями, а также с использованием почтовой, телефонной связи и посредством электронной почты.
При ответах на телефонные звонки и обращения граждан по вопросу исполнения муниципальной функции специалист обязан:
начинать ответ на телефонный звонок с информации о наименовании органа, в который позвонил гражданин, фамилии, имени, отчестве и должности специалиста, принявшего телефонный звонок;
подробно в корректной форме информировать заинтересованное лицо о порядке исполнения муниципальной функции;
при невозможности самостоятельно ответить на поставленные вопросы переадресовать звонок заявителя на другое должностное лицо;
избегать конфликтных ситуаций, способных нанести ущерб их репутации или авторитету органа местного самоуправления;
2.11.2. Консультации и прием специалистом администрации Тавнгашунского СМО РК граждан и организаций осуществляется в соответствии с режимом работы администрации, указанным в пункте 2.2 настоящего административного регламента. Время консультирования по телефону не должно превышать 15 (пятнадцати) минут.
При информировании по письменным заявлениям по процедуре исполнения муниципальной функции ответ на заявление направляется в срок, не превышающий 10 (десяти) дней со дня регистрации заявления, почтовой связью.
При информировании по процедуре предоставления муниципальной функции по обращениям пользователей по электронной почте, ответ направляется в срок, не превышающий 5 (пяти) дней со дня регистрации обращения, по электронной почте на электронный адрес заявителя;
2.11.3. При личном обращении пользователей по вопросам исполнения муниципальной функции прием осуществляет специалист администрации Тавнгашунского СМО РК, ответственный за исполнение муниципальной функции, в соответствии с графиком (режимом) работы администрации Тавнгашунского СМО РК, без предварительной записи в порядке очередности;
Время консультирования посредством индивидуального устного информирования не должно превышать 15 (пятнадцати) минут.
2.12. Максимальный срок регистрации запроса заявителя об исполнении муниципальной функции составляет 3 дня.
2.13. Требования к помещениям, в которых исполняется муниципальная функция, к залу ожидания, местам для заполнения запросов об исполнении муниципальной функции, информационным стендам с образцами их заполнения и перечнем документов, необходимых для исполнения муниципальной функции
Помещение для исполнения муниципальной функции располагается по адресу: Яшкульский район, п. Тавн Гашун, ул. Комсомольская, 7
На информационных стендах размещается следующая информация:
- извлечения из нормативных правовых актов, регулирующих вопросы, связанные с исполнением муниципальной функции;
- перечень документов, необходимых для исполнения муниципальной функции;
- образцы оформления упомянутых документов и требования к ним.
Места ожидания заявителей оборудуются достаточным количеством стульев, письменным столом.
Прием лиц специалистом проводится, как правило, в кабинетах, оборудованных столом и стульями.
Прием лиц при исполнении муниципальной функции осуществляется ежедневно (с понедельника по пятницу) с 09 час. 00 мин. до 18 час. 00 мин., кроме выходных и праздничных дней, с обеденным перерывом с 13 час.00 мин. до 14 час.00 мин.
Глава администрации Тавнгашунского СМО РК, в случае необходимости вправе принять решение о продлении времени приема лиц при их личном обращении в адрес Главы.
Рабочее место специалиста, ответственного за исполнение муниципальной функции, должно быть оборудовано персональным компьютером с доступом к информационно-справочным системам.
2.14. Показатели доступности и качества муниципальной функции.
1. Показатели доступности муниципальной функции:
1.1 Информированность потребителя о получении функции:
о содержании функции;
о порядке и условиях получения функции (включая необходимые документы);
о правах на получение функции.
1.2 Комфортность ожидания функции:
оснащенные места ожидания;
эстетическое оформление.
1.3 Комфортность получения функции:
техническая оснащенность;
эстетическое оформление;
комфортность организации процесса.
1.4 Отношение персонала к потребителю функции:
вежливость;
тактичность;
отзывчивость.
1.5 Непосредственная доступность оказываемой функции:
информационная (объём, носители, воспринимаемость);
финансовая (цена функции и дополнительные издержки);
территориальная (транспортная и шаговая);
физическая ( режим работы).
1.6 Возможность обжалования действий персонала:
имеются;
известны;
доступны.
2. Показатели качества муниципальной функции:
2.1 Время, затраченное на получение конечного результата функции (оперативность):
на подготовку необходимых документов;
ожидание функции;
непосредственное получение функции.
2.2 Качество содержания конечного результата функции:
соответствие стандарту и запросам потребителя;
профессиональная грамотность персонала.
III. Административные процедуры
3.1.Формирование дел
3.1.1. Лица, ответственные за ведение делопроизводства в подразделениях администрации поселения, законченные делопроизводством документы группируют в дела в соответствии с номенклатурой дел с соблюдением следующих правил:
- помещаются в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
- группируются в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
- раздельно группируются в дела документы постоянного хранения и временных сроков хранения;
- помещаются в дела факсограммы, телеграммы на общих основаниях.
В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. Объем дела не должен превышать 250 листов, при наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставлять на каждом томе с добавлением: т. 1, т. 2.
3.1.2. При направлении документа в дело проверяется правильность оформления документов (наличие подписи, даты, номера и т.п.).
Муниципальные правовые акты администрации формируются в дела отдельно от распоряжений по личному составу.
Распоряжения по личному составу формируются в отдельные дела с учетом сроков их хранения:
- распоряжения о назначении, освобождении от должности, перемещении, (срок хранения – 75 лет)
- распоряжения о предоставлении основных, учебных отпусков, взысканиях, командировках (срок хранения – 5 лет).
3.1.3. Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещать за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы группируются в дела текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
Документы постоянного и долговременного (свыше 75 лет) срока хранения, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов.
Указанная административная процедура осуществляется в сроки в соответствии с действующими нормативными правовыми актами по вопросам архивного делопроизводства.
3.2.Организация оперативного хранения документов
Указанная административная процедура осуществляется с момента заведения и до передачи дел в архив администрации поселения.
С момента заведения и до передачи в архив администрации поселения дела хранятся по месту их формирования в подразделениях администрации поселения в течение календарного года.
Дела находятся в кабинете администрации, располагаются в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность. В целях повышения оперативности поиска документов, дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел.
Ответственность за сохранность документов и дел несет специалист, отвечающий за делопроизводство.
IV. Формы контроля за исполнением административного регламента
Порядок и формы контроля за предоставлением муниципальной функции.
Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению функции, и принятием решений специалистом осуществляется их непосредственным руководителем.
Специалист несет ответственность за полноту, грамотность и доступность проведенного консультирования, соблюдение требований к составу документов, правильность их оформления и выполнения процедур по их приему.
Ответственность специалиста закрепляется его должностной инструкцией.
Текущий контроль осуществляется путем проведения непосредственным руководителем проверок соблюдения и исполнения специалистом положений настоящего Регламента, нормативных правовых документов, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие в пределах компетенции решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц. Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе предоставления функции.
По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав заявителей, осуществляется привлечение виновных лиц к дисциплинарной ответственности.
Проверки могут быть плановыми и внеплановыми. При проверке могут рассматриваться все вопросы, связанные с предоставлением муниципальной функции (комплексные проверки), или отдельные вопросы (тематические проверки). Проверка проводится в обязательном порядке по обращению заявителя.
5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, а также должностных лиц, государственных или муниципальных служащих.
Заявитель в ходе предоставления муниципальной функции вправе обратиться с жалобой на действия (бездействие) лиц, ответственных за предоставление муниципальной функции, к Главе администрации или в прокуратуру.
Заявитель вправе обратиться с жалобой в устной, письменной или электронной форме.
Заявитель может сообщить о нарушении своих прав и законных интересов, действиях или бездействии специалиста администрации, нарушении положений настоящего Административного регламента, некорректном поведении или нарушении служебной этики.
Сообщение заявителя должно содержать следующую информацию:
фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя, его место жительства или пребывания;
наименование органа, фамилию, имя, отчество лица (при наличии информации), действия (бездействие) которого нарушают права и законные интересы заявителя;
суть нарушения прав и законных интересов, противоправные действия (бездействие);
сведения о способе информирования заявителя о принятых мерах по результатам рассмотрения его сообщения.
Заявитель в своем письменном обращении в обязательном порядке указывает следующую информацию:
наименование государственного органа, в который направляется обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица;
почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
личную подпись заявителя и дату.
В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменному обращению соответствующие документы и материалы либо их копии.
Обращение подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления в администрацию и должно быть рассмотрено в течение 30 дней со дня его регистрации. Срок рассмотрения указанного обращения может быть продлен, но не более чем на 30 дней, о чем сообщается лицу, подавшему это обращение, в письменной форме с указанием причин продления.
В случае если в письменном обращении не указана фамилия гражданина, направившего обращение, почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.
Администрация при получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу лица, оказывающего муниципальную услугу, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить лицу, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.
В случае если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем сообщается лицу, направившему обращение, если фамилия физического лица, почтовый адрес поддаются прочтению.
В случае если в письменном обращении лица содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с лицом по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись одному и тому же лицу. О данном решении уведомляется лицо, направившее обращение.
Ответ на обращение направляется заявителю (его представителю) по почтовому адресу, указанному в обращении, в пределах сроков, указанных в настоящем Административном регламенте.
Приложение 1
к Административному регламенту
Форма акта приема-передачи документов на хранение
УТВЕРЖДАЮ
________________________________
(наименование должности руководителя (наименование должности лица,
________________________________ ________________________________
организации-сдатчика) курирующего работу архивного отдела)
Подпись Расшифровка подписи Подпись Расшифровка подписи
Дата Печать Дата
АКТ
___________ № ___________
(дата)
приема-передачи документов
на хранение
____________________________________________________________________________________________________________
(основание передачи)
____________________________________________________________________________________________________________
(название передаваемого фонда)
____________________________________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________________ сдал,
(название организации-сдатчика)
а ____________________________________________________________________________________________________ принял
(название организации-приемщика)
документы названного фонда за __________________ и научно-справочный аппарат к ним:
(годы)
№
пп Название,
номер описи Количество
экземпляров
описи Количество
ед. хр. Примечания
1 2 3 4 5
Итого принято _____________________________________ ед. хр.
Передачу произвели: Прием произвели:
Должность Подпись Расшифровка Должность Подпись Расшифровка
подписи подписи
Дата Дата
Фонду присвоен № ____________________________________
Изменения в учетные документы внесены
Должность Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение 2
к Административному регламенту
Форма реестра описей дел, документов
РЕЕСТР ОПИСЕЙ ДЕЛ, ДОКУМЕНТОВ
№
пп
Номер
фонда
Номер и название
описи Количество ед. хр.
Крайние
даты
Кол-во
экз. Примечания
всего в т.ч. по
л.с.
1 2 3 4 5 6 7 8
Итого на 01.01. ... г. ________________________________________ описей
(цифрами и прописью)
в т.ч. поступило в _____ г. ________________________________________ описей
(цифрами и прописью)
выбыло в _____ г. ________________________________________ описей
(цифрами и прописью)
Наименование
должности
работника Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение 3
к Административному регламенту
Форма книги учета поступлений документов
КНИГА УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЙ ДОКУМЕНТОВ
№ п/п
пп Дата поступления
ления Наименование организа- ции,( фамилия, инициалы лица), от которой посту- пили документы Наименование, номер и дата документа, по которому приняты документы Название фонда
Годы документов Кол-во ед.хр. или неописанных документов (листов) Краткая характеристика состояния Номер фонда,
присвоенный
поступившим
документам по
списку фондов Примечание
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Итого поступило за ______________ год _________________________________________ ед. хр. (документов, листов)
(цифрами и прописью)
в том числе : _________________________________________
_________________________________________
_________________________________________
Наименование
должности
работника Подпись Расшифровка подписи
Дата
В общих архивах допускается ведение единой книги учета поступлений на документы всех видов с указанием их объемов в итоговой записи.
Приложение 4
к Административному регламенту
Форма списка фондов
СПИСОК ФОНДОВ
Номер
фонда Дата первого
поступления Название фонда Отметка о выбытии Примечания
1 2 3 4 5
Итого на 01.01. ... г. _____________________________________________________________ фондов
(цифрами и прописью)
в т.ч. поступило за ......... г. _____________________________________________________________ фондов
(цифрами и прописью)
выбыло за ......... г. _____________________________________________________________ фондов
(цифрами и прописью)
Наименование
должности
работника Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение 5
к Административному регламенту
Форма акта приема на хранение документов
личного происхождения
_______________________________________
(название архивного отдела)
АКТ УТВЕРЖДАЮ
___________ № ___________ _________________________________
(дата) (наименование должности лица, курирующего
_______________________________________
работу архивного отдела)
приема на хранение документов Подпись Расшифровка подписи
личного происхождения
Дата
На основании решения ЭПМК комитета культуры, туризма и архивного дела Новгородской области
(протокол от___________________ № ________________)
и договора от ____________________________________
от ________________________________________________________________________________________________________
(Ф.И.О. собственника/владельца)
приняты документы ___________________________________________________________________________________________
(общая характеристика документов)
______________________________________________________________________
в количестве_____________ед.хр. (условных) ______________документов (листов)
по архивной сдаточной описи.
Фонду присвоен № ________________
Собственник/владелец Подпись Расшифровка подписи
(нужное подчеркнуть)
Наименование должности
работника Подпись Расшифровка подписи
Изменения в учетные документы по результатам описания внесены
Наименование должности
работника Подпись Расшифровка подписи
Приложение 6
к Административному регламенту
Форма описи фотодокументов
ОПИСЬ № _________________ УТВЕРЖДАЮ
______________________________________ _________________________________
(название описи) Наименование должности
__________________________ год(ы) руководителя организации
___________________________________
подпись расшифровка подписи
___________________________________
дата
Номер
ед. уч. , ед. хр.
пп Производственный номер Заголовок (аннотация) документа (название диафильма) Автор
съемки Дата
съемки Место съемки Количество единиц хранения/кадров панорамной съемки
Негатив Дубль- Позитив Фотоот- Слайд Диа-
негатив печаток (диапо- фильм
зитив) Состав
тексто-
вой со-
проводи-
тельной
докумен-
тации Примечания
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14
В данный раздел описи внесено ___________________________________ ед. уч. ____________________________________ ед. хр.
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
В итоговой записи описи диафильмов указывается соответственно количество ед. хр. и ед. уч.
с № ________________________ по № _________________________, в том числе: литерные номера: _________________________
пропущенные номера: ________________________________________________ и текстовая сопроводительная документация к ним.
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Дата
Заведующий архивом организации Подпись Расшифровка подписи
Дата
УТВЕРЖДЕНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК ______________________ Протокол ЭК ___________________________
(наименование архивного (наименование
___________________________________ _______________________________________
органа, архива) организации)
от ______________ № ______________ от ______________ № ______________
Приложение 7
к Административному регламенту
Форма акта о неисправимых повреждениях документов
(название архивного отдела)
АКТ
___________ № ___________
(дата)
о неисправимых повреждениях
документов
УТВЕРЖДАЮ
____________________________
(должность лица, курирующего
работу архивного отдела)
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Фонд № ____________
Название фонда _____________________________________________________________
___________________________________________________________________________
В фонде обнаружено __________________________________ ед. хранения, признанных
неисправимо поврежденными
Но-
мер описи Номер ед. хр. Заголовок поврежденной
ед. хр. Край-
ние даты Количество
листов Сущность и причины
повреждения
1 2 3 4 5 6
Итого обнаружено неисправимо поврежденных _____________________________ ед. хр.
(цифрами и прописью)
Заведующий отделом _________________________________________________________
(подпись, расшифровка подписи)
Перечисленные документы подлежат списанию ввиду _____________________________
____________________________________________________________________________
Эксперты: ___________________________________________________________________
(наименование должностей экспертов, подписи, расшифровка подписей)
Изменения в учетные документы внесены
Заведующий отделом Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение 8
к Административному регламенту
Форма акта о необнаружении документов,
пути розыска которых исчерпаны
(название архивного отдела)
АКТ
___________ № ___________
(дата)
о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны
УТВЕРЖДАЮ
____________________________
(должность лица, курирующего
работу архивного отдела)
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Фонд № ____________
В результате _____________________________________ установлено отсутствие в фонде
перечисленных ниже документов. Предпринятые архивом меры по розыску положительных результатов не дали, в связи с чем считаем возможным снять с учета:
№
пп
Номер описи Номер ед. хр. Заголовок ед. хр. Крайние даты Количество листов
Предполагаемые
причины отсутствия
1 2 3 4 5 6 7
Итого _______________________________________________________________ ед. хр.
(цифрами и прописью)
Содержание утраченных материалов может быть частично восполнено следующими делами:
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Заведующий отделом Подпись Расшифровка подписи
Изменения в учетные документы внесены
Наименование Подпись Расшифровка подписи
должности работника
Дата
Приложение 9
к Административному регламенту
Форма акта об обнаружении архивных документов
(название архива)
АКТ УТВЕРЖДАЮ
___________ № ___________ Директор _____________________________
(дата) (название архива)
__________ _________________________
об обнаружении архивных подпись расшифровка подписи
документов ____________________________________
дата
В ходе ___________________________________________________________ было
(вид работы)
обнаружено ___________________________________________________________
(в фонде, хранилище,
______________________________________________________________________
рабочем помещении)
№
пп
Заголовок ед. хр.
Шифр
(если есть)
Крайние даты Количество
листов (время
звучания,
метраж) К какому фон-
ду относится
(новый шифр)
Примечания
1 2 3 4 5 6 7
Итого обнаружено ________________________________________________ ед. хр.
(цифрами и прописью)
Наименование
должности
работника Подпись Расшифровка подписи
Изменения в учетные документы внесены
Наименование
должности
работника Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение 10
к Административному регламенту
Форма акта описания архивных документов, переработки описей
(название архива)
АКТ УТВЕРЖДАЮ
___________ № ___________ Директор _________________________
(дата) (название архива)
описания архивных документов, Подпись Расшифровка подписи
переработки описей
(нужное подчеркнуть) Дата
Фонд № ______________________________________________________________
(название фонда)
______________________________________________________________________
По состоянию на __________________ в фонде № ________________ по учетным
(дата начала работы)
данным числилось ______________ описей, ___________ ед. хр., ___________ ар-
хивных документов, ________________ листов россыпи за _______________ годы.
Для работы получено: по описи № __________________________________ ед. хр.
неописанных ________ ед. хр., ________ архивных документов, _________листов.
В результате ____________________________ произошли следующие изменения:
(наименование работы)
- выделено не подлежащих хранению ____________________ ед. хр. (док-ов, лл.)
- возвращено собственнику _____________________________ ед. хр. (док-ов, лл.)
- передано в научно-справочную библиотеку ______________ ед. хр.
- передано в другие фонды архива ______________________ ед. хр. (док-ов, лл.)
- передано в другие архивы ____________________________ ед. хр. (док-ов, лл.)
- объединено с другими ед. хр. __________________________ ед. хр.
- сформировано из россыпи __________________________ __ ед. хр.
- поступило из других фондов ___________________________ ед. хр. (док-ов, лл.)
- включена пересоставленная опись _____________________ ед. хр.
2
- ____________________________________________________________________
Вновь составлены описи № ___________________ на __________________ ед.хр.
______________________________________________________________________
По состоянию на ___________________________ в фонде № _________________
(дата завершения работы)
числится ______________ описей, ______________ ед. хр. за ____________ годы.
Проведены следующие виды работ: _______________________________________
______________________________________________________________________
(перечисляются проделанные виды работ)
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
Составлено для именного каталога _______________________________ описаний
для систематического каталога ________________________ описаний
К описям дел фонда составлен следующий справочный аппарат: ______________
______________________________________________________________________
(перечислить какой именно)
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
Работу выполнили:
Наименование
должностей
работников Подписи Расшифровка подписей
Работу принял:
Наименование
должности
работника Подпись Расшифровка подписи
Дата
Описания для БД/каталога принял:
(нужное подчеркнуть)
Наименование
должности
работника Подпись Расшифровка подписи
Дата
Форма акта описания архивных документов, переработки описей
(продолжение)
3
Документы фонда и справочный аппарат принял
Хранитель фондов _____________________________________________________
(подпись, расшифровка подписи)
Дата
Изменения в учетные документы внесены
Наименование
должности
работника Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК ____________________
наименование архивного
__________________________________
органа, архива)
от ______________ № ______________
Приложение 11
к Административному регламенту
Форма акта проверки наличия и состояния архивных документов
(название архивного отдела)
АКТ
___________ № ___________
(дата)
проверки наличия и
состояния архивных документов
УТВЕРЖДАЮ
____________________________
(должность лица, курирующего
работу архивного отдела)
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Фонд № ____________
Название фонда ___________________________________________________________________________________________
№№ описей _______________________________________________________________________________________________
Проверка проводилась с _____________________ по _____________________
Проверкой установлено:
1. Числится по описям _______________________________________________________________________________ ед. хр.
(количество)
2. Выявлены технические ошибки:
2.1. Имеют литерные номера:
а) не учтенные в итоговой записи __________________________________________________________________ед. хр.
(количество)
б) не перечисленные, но учтенные
в итоговой записи _____________________________________________________________________________ ед. хр.
(количество)
2.2. Пропущено номеров:
а) не учтенных в итоговой записи __________________________________________________________________ ед. хр.
(количество)
б) не перечисленных, но учтенных
в итоговой записи _____________________________________________________________________________ ед. хр.
(количество)
2.3. Другие, в результате чего объем
увеличился на ___________________________________________________________________________________ ед. хр.
(количество)
уменьшился на __________________________________________________________________________________ ед. хр.
(количество)
3. Числится по описям в результате
устранения технических ошибок ____________________________________________________________________ ед. хр.
(количество)
4. Не оказалось в наличии ___________________________________________________________________________ ед. хр.
(количество)
5. Имеется в наличии по данному фонду
(включенных в описи) _____________________________________________________________________________ ед. хр.
(количество)
из них требующих:
а) дезинфекции ____________________________________________________________________________________ ед. хр.
(количество)
б) дезинсекции ____________________________________________________________________________________ ед. хр.
(количество)
2
в) реставрации ____________________________________________________________________________________ ед. хр.
(количество)
г) переплета или подшивки __________________________________________________________________________ ед. хр.
(количество)
д) восстановления затухающих текстов ________________________________________________________________ ед. хр.
(количество)
е) неисправимо поврежденных _______________________________________________________________________ ед. хр.
(количество)
ж) требующих шифровки ________________________________________________________________________ ед.хр.
з) требующих замены и оформления обложек___________________________________________ ед.хр.
и) требующих картонирования __________________________________________________________ ед.хр.
к) _______________________________________________________________________________________________
л) ______________________________________________________________________________________________¬
6. Имеется не включенных в описи ___________________________________________________________________ ед. хр.
(количество)
7. Итого по данному фонду (включенных и невключенных в описи),
имеющихся в наличии ____________________________________________________________________________ ед. хр.
(количество)
8. Характеристика условий их хранения.
Отрицательные явления в состоянии и условиях хранения.
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
Проверку производили:
Наименование
должностей
работников Подписи Расшифровки подписей
СОГЛАСОВАНО
Заведующий отделом Подпись Расшифровка подписи
Дата
Форма акта проверки наличия и состояния архивных документов
(продолжение)
Приложение 12 14
к Административному регламенту
Форма акта о технических ошибках в учетных документах
(название архивного отдела)
АКТ
___________ № ___________
(дата)
о технических ошибках в
учетных документах
УТВЕРЖДАЮ
____________________________
(должность лица, курирующего
работу архивного отдела)
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Фонд № ____________
Название фонда _______________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
В ходе выполнения ______________________________________ обнаружены технические
ошибки в записях:
Название документа
Существующая запись Следует записать
1 2 3
В результате количество ед. хр. увеличилось (уменьшилось) на _______________ ед. хр.
(цифрами и прописью)
Примечания: _________________________________________________________________
Наименование должности работника Подпись Расшифровка подписи
Изменения в учетные документы внесены
Заведующий отделом Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение №13
к административному регламенту
ОБРАЗЕЦ ЖАЛОБЫ НА ДЕЙСТВИЕ (БЕЗДЕЙСТВИЕ)
( наименование органа местного самоуправления)
_____________________________________________________________
или его должностного лица
_____________________________________________________________
наименование структурного подразделения органа
местного самоуправления
Исх.№____________от______
Жалоба
* Полное наименование юридического лица, Ф.И.О. физического лица
_________________________________________________________________
* Местонахождение юридического лица, физического лица
_________________________________________________________________
Адрес
Телефон:__________________________
Адрес электронной почты:________________________________
Код учета: ИНН_________________________________________
* Ф.И.О. руководителя юридического лица____________________________
* на действия( бездействие):
_________________________________________________________________
наименование органа или должность, Ф.И.О. должностного лица органа
* существо жалобы:_______________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
__________________________________________________________________
(краткое изложение обжалуемых действий) бездействия), указать основания, по которым лицо, подающее жалобу, не согласно с действием( бездействием) со ссылками на пункты регламента)
Поля, отмеченные звездочкой ( *), обязательны для заполнения.
Перечень прилагаемой документации
МП
Подпись руководителя юридического лица, физического лица
Приложение № 14
к административному регламенту
ОБРАЗЕЦ РЕШЕНИЯ_____________________________________________
( наименование ОМСО)
по жалобе на действие ( бездействие) отдела
_______________________________________________________
Исх. №________ от_____________
РЕШЕНИЕ
по жалобе на решение, действие (бездействие)
органа или его должностного лица
Наименование органа или должность, фамилия и инициалы должностного лица органа, принявшего решение по жалобе:
____________________________________________________________________________________________________________________________________
Наименование юридического лица или Ф.И.О. физического лица, обратившегося с жалобой____________________________________________
__________________________________________________________________
Номер жалобы, дата и место принятия решения:_________________________
__________________________________________________________________
Изложение жалобы по существу______________________________________
__________________________________________________________________
Изложение возражений, объяснений заявителя__________________________
__________________________________________________________________
УСТАНОВЛЕНО:
фактические и иные обстоятельства дела, установленные органом или должностным лицом, рассматривающим жалобу_________________________
____________________________________________________________________________________________________________________________________
Доказательства, на которых основаны выводы по результатам рассмотрения жалобы:___________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Законы и иные нормативные правовые акты, которыми руководствовался орган или должностное лицо при принятии решения, и мотивы, по которым орган или должностное лицо не применил законы и иные нормативные правовые акты, на которые ссылался заявитель_______________________
________________________________________________________________
На основании изложенного
РЕШЕНО:
1._______________________________________________________________
решение, принятое в отношении обжалованного
________________________________________________________________
действия (бездействия), признано правомерным или неправомерным полностью или частично, или отменено полностью или частично
2._____________________________________________________________
решение либо меры, которые необходимо принять в целях устранения допущенных нарушений, если они не были приняты до вынесения решения по жалобе
Настоящее решение может быть обжаловано в суде, арбитражном суде.
Копия настоящего решения направлена по адресу__________________
__________________________________________________________________
_________________________________________________________________
должность лица, уполномоченного, подпись инициалы и фамилия
принявшего решение по жалобе.
статистика
