Требования к приему – передаче дел на хранение в архивный отдел администрации Яшкульского РМО методические рекомендации

При ликвидации предприятий, вне зависимости от формы собственности, приёму на хранение в архивный отдел администрации Яшкульского района подлежат документы по личному составу. По согласованию с архивным отделом, на постоянное хранение могут быть приняты документы постоянного хранения по основной деятельности предприятия, а также документы, образовавшиеся в деятельности предприятия, сроки хранения которых на момент ликвидации не истекли.

               Порядок передачи дел в государственный (муниципальный) архив

В соответствии с Законом «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 года №125-ФЗ документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в государственной или муниципальной собственности, по истечении сроков их временного хранения в государственной органах, органах местного самоуправления либо государственных и муниципальных организациях передаются на постоянное хранение в соответствующие государственные и муниципальные архивы.

         При ликвидации государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций включенные в состав Архивного фонда РФ документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии поступают на хранение в соответствующий архив.

         При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда РФ архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства.

         Сроки приема документов от негосударственных организаций определяются в соглашении (договоре).

         При приеме документов проводится проверка физического, санитарно-гигиенического, технического состояния документов.

         Документы принимаются в муниципальный архивы по утвержденным ЭПК Отдела Министерства образования, культуры и науки РК описям (документы по личному составу в случае досрочного приема — по согласованным описям), в исключительных случаях — по сдаточным описям. Прием дел производится поединично; особо ценные дела принимаются с их полистной проверкой. На всех экземплярах описи делаются отметки о приеме документов в архив. При отсутствии единиц хранения, указанных в описи, в ней делается новая итоговая запись. Номера отсутствующих единиц хранения и причины отсутствия оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение и прилагаемой к акту справке. Муниципальный архив совместно с организациями-источниками комплектования принимают меры по организации розыска не поступивших на постоянное хранение документов. Утраченные подлинные документы могут быть заменены их копиями.

           Прием документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в государственном (муниципальном) архиве, другой — в организации, передающей документы. При первом приеме документов от организации принимается также историческая справка о фондообразователе и фонде, которая дополняется сведениями об изменениях в названии, функциях, структуре организации.

Перечень документов по личному составу, подлежащих приему:

1. Приказы директора предприятия по личному составу (приём, перевод, увольнение);

2. Лицевые счета по начислению заработной платы работникам

3. личные дела уволенных работников

4. личные карточки уволенных работников ф. Т-2

5. наряды на работу

6. трудовые договоры (соглашения) с работниками предприятия

7. акты о несчастных случаях на производстве

8. невостребованные трудовые книжки.

Перечень документов по основной деятельности, подлежащих приёму (по согласованию с архивным отделом):

1. Приказы директора предприятия по основной деятельности

2. Годовые статистические отчеты по основным направлениям деятельности предприятия

3. Годовые бухгалтерские отчеты с приложениями и объяснительной запиской

4. Годовые сметы расходов предприятия

5. Устав предприятия

6. Годовой план работы

7. Годовой отчет об исполнении плана работы

8. Утвержденное штатное расписание

9. Коллективные договоры

10. Протоколы заседаний, собраний коллектива

А также другие документы, имеющие срок хранения постоянно.

Для передачи документов в архивный отдел, необходимо представить:

- Заявление организации о приеме документов в архив, с указанием количества передаваемых дел, на имя заместителя главы Администрации Яшкульского РМО ;

- копию документа, подтверждающего ликвидацию предприятия (постановление главы района, определение Арбитражного Суда ХМАО);

- копии учредительных документов и изменения к ним (Устав, документы об образовании, реорганизации, ликвидации предприятия);

- историческую справку предприятия по прилагаемой форме;

- Опись документов, оформленную в соответствии с образцом.

Архивные документы принимаются в государственный и муниципальный архив в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные документы и уникальные документы. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет организации, передающей указанные документы.

образцы оформления дел

Требования к оформлению документов

Форма составления исторической справки

  • 8e7d2372.jpg
  • 90aa4ae8.jpg
  • 0308 004.jpg
  • bh5apftfdi8.jpg
  • dyKE1TRrwzg.jpg
  • IMG_1677.jpg
  • IMG_1797.jpg
  • o0fxy5ctwyy.jpg
  • O0fxy5cTWyY.jpg
  • OWDqoGswhwE.jpg
  • pict0014.jpg
  • _korabli-i-pustynya.jpg
  • сайгак.jpg
  • ягненок.jpg

статистика

COVID-19

banner